Avdeling brukes som en dimensjon i regnskapet, for å skille ut resultat på ulike virksomhetsområder etc. Dersom behovet for avdelingsregnskap ikke lenger er til stede, så kan man avslutte bruken av avdeling. Dette må gjøres før man starter bokføringen på et år.
Slett alle avdelinger på det regnskapsåret hvor du ikke lenger ønsker avdelingsregnskap. De enkelte avdelingene kan slettes ved å gå til Registre | Avdelinger. Marker avdeling og trykk på Slett.
Dersom det er bokført bilag på inneværende regnskapsår, så må disse bilagene slettes for at du kan avslutte bruken av avdelingsregnskap. Alle bilag for et år kan slettes ved å stå i hovedbildet og trykke Ctrl + Alt + X. Velg “Slett alt som er bokført i år XXXX”, og trykk på SLETT.
Dersom du får melding at avdeling XXX har resultat for fjorår, så må du gå til Vedlikehold | Fjorårets resultat | Fordelt på konto. Slett samtlige beløp du kan se. Gjenta dette for samtlige avdelinger.
Dersom du ved sletting får melding om at “Avdeling XXX brukt i kontoplanen som fast avdeling for konto XXXX”, så må du åpne den aktuelle kontoen i kontoplanen og sette avdeling til “Brukes av alle avdelinger”:
Gjenta dette for alle kontoer som står definert med et avdelingsnummer i kontoplanen:
Som en tryggeht for å unngå feil ved årsskifter, så oppretter Matrix automatisk avdelinger på nytt år hvis de er registrert på fjoråret. Du som ikke lenger ønsker avdelingsregnskap, må derfor gå til Vedlikehold | Innstillinger | Generelt, og deretter aktivere “Ikke oppdater Avdelingsliste”.
