Februar 2025: Telepay tilbys stort sett ikke lenger via de norske nettbankene. I stedet bør nå utbetalinger av lønn gjøres via Utbetalingsfil XML. Se avsnitt lenger nedenfor om oppsettet for din bank.
Her kan du lese om hva du må gjøre i Matrix Lønn og bedriftens nettbank.
Hvorfor utbetalingsfil
For å slippe å taste inn beløp og kontonummer ved hver lønnsutbetaling, så kan du heller lage en fil i lønnssystemet som deretter lastes opp og godkjennes i virksomhetens nettbank. Ditt firma må ha avtale med din bank om å kunne sende og godkjenne utbetalingsfiler til banken, og du som bruker i nettbanken må ha blitt gitt rettigheter til å kunne gjøre dette. Å sende utbetalingsfil til bank heter remittering.
Fordelene ved overføring av utbetalingsfil direkte til nettbanken er at du først og fremst sparer tid, og du vil alltid være sikker på at bankfilen du henter opp i nettbanken, er de data du har lagt inn i lønnssystemet. Dersom du i dag taster inn dataene manuelt i nettbanken, er det fort gjort at det kan oppstå tastefeil. Dette sikrer du deg mot ved å overføre bankfilen direkte til nettbanken.
Ubetalingsfil XML er i ISO20022-formatet
ISO20022-filformatet håndterer alle valutaer. Norske banker vil også innføre det nyeste formatet for samtlige valutatransaksjoner og innenlands transaksjoner.
Det ligger til rette for konsistent betalingsinformasjon hvor all informasjon sendes uforandret gjennom hele betalingskjeden. Dette vil gi bedre kvalitet på avstemming og oppfølging av inn- og utbetalinger.
Innstillinger i Matrix Lønn
Under Arkiv | Firmaopplysninger, på skillearket Utbetalingsfil, så bør du velge formatet ISO 20022. Velg din bank i nedtrekksmenyen. Om din bank mangler i listen, så vær vennlig å kontakte Matrix support, så vil vi forsøke å få inn din bank også.
Hvor lagres utbetalingsfilen fra Matrix Lønn
Innstillinger i nettbanken (eksempel hentet fra DnB)
Vi beskriver oppsette med eksempel fra DnB, men andre banker benytter lignende oppsett.
DnB krever at du legger ved divisjon, og divisjonens ID må være helt lik det som er identifikasjonen for divisjonen i nettbank bedrift. Spør banken om du er usikker. BIC-koden som skal benyttes for din bankkonto finner du også i nettbanken.
For at du skal kunne sende filer i DnB sin nettbank, så må du ha tilgjengelig “Sende / Godkjenne” under filoverføring. Om du ikke har disse menyene tilgjengelig, så må du ta kontakt med banken først.
Under menyen Administrasjon, finner du Divisjoner/Filsending. Din bruker må ha rettigheter til å sende for å kunne
Slik gjør du det
Lage utbetalingsfilen
Bekreft lønnskjøringen først. Gå til Rapporter, og under skillearket “Lønnskjøring” velger du riktig utbetalingsdato. Klikk på “Utbetalingsliste ISO20022”. I feltet bokføringsdato kan du sette en forfallsdato for utbetalingen. Denne datoen kan være ulik utbetalingsdato som er angitt på lønnskjøringen om du ønsker. Utbetalingslisten lagres i den filstien som er angitt under Arkiv | Innstillinger | Program/mappe, i feltet for Utbetalingsfil til bank.
Velg Forhåndsvis for å lage filen. Deretter kan du gå inn i nettbanken.
Laste opp filen og godkjenne i nettbank
Når utbetalingsfilen er blitt laget, så kan du logge deg inn i nettbank bedrift. Gå til Filoverføring | Ny sende filer manuelt. Klikk på “Trykk her, eller dra og slipp…”. Finn deretter filen du har laget ovenfor. Velg filtype “XML – Utbetalingsfil” og velg den samme divisjonen som du har skrevet i innstillingene i Matrix Lønn.
Godkjenne utbetalingsfil
Etter at du har trykket på Send, så kan det ta relativt lang tid før filen er registrert under Filoverføring | Godkjenne filer. Vi opplever at i DnB kan det gå fra femten sekunder og opp til flere minutter før filen er tilgjengelig. Dersom alt er ok, så kan du markere filen og velge Godkjenn og deretter signere.
Formatet Telepay er avviklet
Telepay avsluttes i alle nettbanker i 2025. Vi beskriver ikke filoppsettet for Telepay nærmere her, men vi ber heller deg som kunde ta kontakt med Matrix support om du inntil videre ønsker å benytte dette formatet.
Nødvendige innstillinger for din bank
Hver bank har sine sett med krav og innstillinger. Det gjør at vi i Matrix må lage et format for hver eneste bank. Vi har brukt DNB i eksemplene ovenfor. Vi har under Firmaopplysninger skrevet inn informasjon om hver av bankformatene, slik at du selv kan se hva som er status for utbetalingsfil XML i din bank. Om du har en bank som ikke er oppført i listen, eller det oppstår noen feil, så setter vi pris på at du kontakter Matrix support.
Spørsmål og svar
Feil i sekvensenummer
Banken godtar ikke sekvensnummeret. Hva gjør jeg?
Kanskje din bank har et krav om at alle innsendte filer i Telepayformatet skal gjøres med en ID som er tett og som stiger med et heltall for hver innsending. Hensikten er å redusere risiko for utilsiktet eller ondsinnet belastning av bankkontoen. Om du får melding fra din bank at innsendingen feiler fordi du har et sekvensnummer som er benyttet tidligere, eller at du har hoppet over et sekvensnummer, så kan du rette hva som skal være siste innsendte sekvensnummer. Se overskriften “Sekvensnummer i filen” ovenfor.
Hvordan overføre utbetalingsliste til utenlandsk bank via Telepay?
Du må først gjøre innstillinger i Arkiv – Firmaopplysninger og deretter opprette banken i Register – Utenlandske banker.
Jeg har lastet opp filen til nettbanken, men den vises ikke som fil klar til godkjenning. Hva er galt?
Flere mulige årsaker:
- Filen er ikke behandlet av banken ennå. Vent litt og sjekk igjen.
- Filen er blitt avvist. Avvisning kan skje dersom den inneholder feil. Ta kontakt med din bank for å avklare hva som er galt.
- En bestemt utbetalingsfil kan bare sendes en gang. Du kan ikke forsøke å sende en og samme fil flere ganger, for da kan banken avvise filen på grunn av duplikatkontroll. Gå inn i Matrix Lønn, Rapporter og generer utbetalingsfil en gang til, og send denne nye filen inn.