Slik er reglene
Sjekk hvor den ansatte har sitt hovedvirke
Dersom en ansatt utfører hoveddelen av sitt arbeid i en annen arbeidsgiveravgiftssone enn der virksomheten er registrert, så inntreffer reglene om ambulerende virksomhet. Dette gjelder både når arbeidstakeren ambulerer til en sone med høyere sats enn i registreringssonen, og der arbeidstaker ambulerer til en sone med lavere sats enn i registreringssonen.
Virksomheten må for hver måned ha kontroll på hvor mange arbeidsdager den enkelte ansatte har arbeidet i de enkelte arbeidsgiveravgiftssonene. Dersom den ansatte har sitt hovedvirke i en annen sone enn registreringssonen, så inntreffer reglene for ambulerende virksomhet. Da skal registreringen i lønnssystemet være som forklart nedenfor.
Ved beregning av hoveddelen av arbeidet, skal man beregne så nøyaktig som mulig. Arbeidsgiver kan se på antall timer, antall dager og lignende, men det finnes ingen konkrete regler som sier noe om hvordan hoveddelen skal beregnes. Arbeidsgiver må imidlertid være konsekvent med tanke på beregningsmetode. Hvis beregningen baseres på antall timer i stedet for antall dager, må lønnsregnskapet kunne produsere timelister som dokumentasjon.
Fordel lønnsregistreringene på de enkelte arbeidssteder
Dersom mer enn 50 prosent av arbeidstakers totale antall arbeidsdager i løpet av kalendermåneden tilbringes på et slikt oppdragssted, skal lønnskostnadene knyttet til dette arbeidet beregnes på grunnlag av satsen som gjelder på arbeidsstedet. Resten av lønnen avgiftsberegnes på grunnlag av satsen som gjelder i den sone virksomheten er registrert. Det er ikke anledning til å fordele arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget på mer enn en sone til i tillegg til virksomhetens tilhørende sone. Om virksomheten er registrert i sone 1, og 51 prosent utføres i sone 5, 25 prosent i sone 2 og 24 prosent i sone 1, så skal sonefordelingen være 51 prosent i sone 5 og resterende 49 prosent i sone 1.
De ovennevnte reglene gjelder også for naturalytelse. Så dette betyr at du må fordele for eksempel fri telefon ut på to separate linjer i lønnsregistreringen.
Reglene for arbeidsgiveravgiften vurderes årlig
I forbindelsen med at statsbudsjettet blir vedtatt i Stortinget før nyttår hvert år, så blir det også samtidig vedtatt et såkalt avgiftsvedtak. Selv om satsene har vært like i en del år nå, så har flyttingen av kommuner fra en arbeidsgiveravgiftssone vært gjenstand for “politisk mynt”. Også regelverket for ambulerende virksomhet har blitt tatt inn til politisk vurdering, ettersom dette har sammenheng med distriktspolitikk. Så det vil være nærliggende å tenke at avgiftsvedtaket kan bli justert også i årene som kommer fremover.
Regelverket for 2021
Endringen gjelder både når arbeidstaker ambulerer til en sone med høyere sats og til en sone med lavere sats enn der virksomheten er registrert.
Frem til 2020 kunne foretak benytte satsen i sonen der hoveddelen av arbeidet utføres kun i de tilfeller der arbeidet ble utført i en sone med høyere avgiftssats enn der foretaket var registrert. I 2021 gjelder bestemmelsen om bruk av avgiftssatsen der hoveddelen av arbeidet utføres også i de tilfellene hvor denne satsen er lavere.
Likevel unntak for sektorunntatte aktiviteter
Sektorunntatte aktiviteter skal som utgangspunkt beregne avgift etter satsen for sone I, uansett hvor arbeidsgiver er lokalisert eller arbeidet blir utført. De sektorunntatte aktivitetene som er nevnt, er stålsektoren, syntetfibersektoren, lufthavner, finansierings- og forsikringsvirksomheter. Vi henviser til Skatteetaten for nærmere spesifisering av reglene for sektorunntatte aktiviteter.
Eksempler på ambulerende virksomheter
Typiske ambulerende virksomheter kan være:
- Bygge- og anleggsvirksomhet
Det ligger i virksomhetens karakter at den foregår på ulike adresser. Det skal ikke registreres egen bedrift for hvert sted et bygge- og anleggsforetak har oppdrag. Det skal imidlertid registreres bedrift for hvert sted det er opprettet fast bemannede avdelingskontorer eller lignende. - Transportvirksomhet, skogdrift og annen virksomhet av ambulerende karakter. Her gjelder det samme som for bygge- og anleggsvirksomhet.
- Filialer/servicekontor
For eksempel forsikringsselskaper, som kun har åpent 1- 2 dager per uke. - Hjemmekontor
- Selgere
Med bosted på annen adresse enn hovedkontoret, og som ikke har fast kontor. - Utleie av eiendom med ambulerende ansatte
Hvis det er fast ansatte på hver eiendom/bygg, registreres en bedrift for hver eiendom/bygg. - Oppdrettsanlegg med ambulerende ansatte/ambulerende oppdrettsanlegg
Det registreres en bedrift for hver kommune hvor foretaket har oppdrettsanlegg. - Utleie av arbeidskraft
Vi anbefaler
Kjør én lønnskjøring i måneden
En del firmaer kjører lønn hver 14. dag. I så fall kan det gi ekstra utfordringer dersom en ansatt fra første til andre lønning i en kalendermåned havner på motsatt side av den “magiske” 50-prosentsregelen. Regnskapsbilaget vil bli feil, og transaksjonene vil bli registrert med feil arbeidsgiveravgiftssats. Derfor anbefaler vi for enkelhets skyld at du registrerer en lønnskjøring for hver måned hvis noen av dine ansatte driver med ambulerende virksomhet.
Splitt opp månedslønn forholdsmessig
Dersom du har ansatte som har månedslønn, så må du splitte månedslønnen på separate linjer i “lag lønn”, slik at du får fordelt lønnen forholdsmessig ut på de enkelte arbeidsgiveravgiftssonene.
Registrer all lønn på hovedarbeidsstedet hvis dette utgjør hoveddelen
Dersom en ansatt har jobbet flest dager ved den registrerte virksomheten, så bør alle registreringslinjer på denne ansatte registreres med arbeidsstedet til virksomheten. Dermed registreres all lønn på hovedarbeidsstedet, slik som reglene tilsier.
Hvordan registrere i lønnssystemet
Innstillinger
Det ligger et fast arbeidssted i ansattregisteret, men på grunn av virksomhetens karakter, arbeider den ansatte på flere steder, men arbeidsstedene er ikke registrert som virksomheter i Enhetsregisteret. I innstillingene skal du da hake av for at virksomheten faller inn under reglene for Ambulerende virksomhet.
Arbeidsstedsregister
Hovedarbeidsstedet og de andre arbeidsstedene må da legges inn i arbeidsstedsregistret med tilhørende organisasjonsnummer og virksomhetsnummer.
Hovedarbeidssted
Meløy kommune ligger i sone 4.
Du må også opprette arbeidssteder på de stedene/i de sonene de ansatte kommer til å arbeide.
Arbeidssted ambulerende
Når du haker av for ambulerende virksomhet, vil arbeidsstedet automatisk få samme Organisasjonsnummer og Underenhet/Virksomhetsnummer som hovedarbeidsstedet.
Hake for Kun ambulerende virksomhet benyttes også senere når det eventuellt skal reberegnes arbeidsgiveravgift. Da trenger lønnssystemet oversikt over hvilke arbeidssteder som er aktuelle.
Ansattregisteret
Arbeidsforholdet på de ansatte skal være hovedarbeidsstedet, i dette tilfellet Hadsel.
Lønnsartsregistret
All lønn som skal gi grunnlag for arbeidsgiveravgift må ha en hake på feltet Registrere arbeidssted/arbeidsforhold:
I forbindelse med at det skal regnes ut hvor stor andel av arbeidet til en ansatt som er utført på et arbeidssted, må man også få med antall timer, dager eller uker på arbeidsstedet.
Det kan gjøres via lønnsarten for Timelønn. Da må man i tillegg til å hake av på Registrere arbeidssted også hake av på Registrere tid pr. arbeidssted/arbeidsforhold.
Eventuelt en egen lønnsart som brukes kun til det formålet.
Det kan også være nyttig å bruke en egen lønnsart for å registrere dager, timer eller uker per arbeidssted. Du oppretter da en egen lønnsart for eksempel 901:
Lag lønn
I Lag lønn vil du få forslag på arbeidsstedet registrert i ansattregisteret.
Om denne lønnsarten gjelder et annet arbeidssted, så velger du det arbeidsstedet som er aktuelt fra listen.
Timelønn
Om du bruker lønnsart 901 for å registrere tid per arbeidssted, er det viktig at den også er med i Lag lønn og på samme arbeidssted som Timelønnen.
Regnskapsbilag pr dato
Regnskapsbilaget for utbetalingsdatoen som i dette tilfellet er 25 mars 20XX, vil ikke nødvendigvis gi rett opplysning om arbeidsgiveravgiften som skal avsettes. I dette tilfellet er arbeidsgiveravgiften avsatt på konto 2770.
Årsaken til dette er at når dette regnskapsbilaget skrives ut, vet man ikke om alle timer/uker for måneden er registrert. Henviser derfor til rapportene som omtales lenger ned.
Oversikt over tid pr. arbeidssted
Lag en egen rapport som viser fordeling av lønnsarter på aktuelle arbeidsstedene.
Gir følgende rapport:
Eller du kan velge å bruke rapporten Timer og beløp pr. arbeidssted som du finner under skillekortet Diverse:
Du kan gjøre utvalg på ansatte, lønnsarter og måned:
Gir følgende rapport:
Etterbetaling og feriepenger m.v.
For sonefordeling ved etterbetaling mv. og feriepenger for ambulerende virksomheter, se SKD 1/21 pkt. 3.6.
Rapporter
A-meldingen
A-meldingen vil da bli slik:
For å se hvordan arbeidsgiveravgiften er fordelt på soner, må du ta ut rapporten Grunnlag arbeidsgiveravgift og avgift under skillekortet Diverse.
Beregning av arbeidsgiveravgiften
Den gir i dette tilfellet:
Forklaringen finner vi i rapporten Grunnlag arbeidsgiveravgift og avgift med hake på Utskrift per ansatt. I denne rapporten stemmer ikke nødvendigvis avgiften med avgiften på A-meldingen og rapporten over, for det er ikke tatt hensyn til på hvilket arbeidssted hoveddelen av arbeidet er utført.
Konklusjon: Ansatt 19133 Birte Bergersen har til sammen arbeidet i 89 timer, av disse 89 har hun vært 55 i Haugesund, 12 i Eid og 22 i Harstad. Haugesund ligger i sone 1, Eid i sone 2 og Harstad i sone 4. Det blir da til sammen 55 timer i sone 1 og det er mer enn 50 prosent av 89 timer. Avgiftsgrunnlaget fordeles derfor med 15 400 på Sone 1 og de resterende 11 300 blir som følge av regelen referert på side 2 lagt på Sone 4 som firmaet er registrert i.
Ansatt 10126 Jens Kaspersen har totalt arbeidet i 4 uker. Av disse har han vært 3 uker i Hammerfest og 1 uke i Haugesund. Hammerfest ligger i sone 5 Haugesund i sone 1. 3 uker er mer enn 50 prosent av 4 uker. Det skulle da bli 3 uker i Sone 5 og 1 uke i sone 1, men siden det ikke er mer enn 50 prosnet av 4 uker, skal det for uken i Haugesund brukes satsen der firmaet er registrert, det vil si sone 4. Det resterende beløpet for arbeidet i Hammerfest, blir også registrert på sone 4 fordi satsen i sone 4 er høyere enn satsen i sone 5. Hele beløpet for den ansatte blir derfor registrert i sone 4. Dette som følge av regelen referert på side 2.
Totalt gir dette følgende grunnlag for arbeidsgiveravgift og avgift:
| Sone 1 | kr. 15 400 * 14.1% | = kr. 2 171.4 |
| Sone 4 | kr. 57 400 * 5.1% | = kr. 2 927.4 |
| Total avgift for mars | = kr. 5 099 som A-meldingen viser. |
Regnskapsbilag per måned
Denne rapporten vil lage et regnskapsbilag for alle utbetalinger i valgt måned. Den vil da samtidig beregne riktig arbeidsgiveravgift for ambulerende virksomhet. Beregnet klar andre kvartal 2016. Epostbrev vil informere om når den er klar.