Alt om EHF i Matrix

Over 174000 norske virksomheter ønsker eller krever at leverandørene sender fakturaene elektronisk på EHF-formatet. Det gjør du enkelt gjennom Matrix regnskapsprogram.

I dag krever alle statlige og kommunale virksomheter leverandørene skal levere fakturaene i elektronisk handelsformat. Det er allikevel ikke sånn at det bare er disse som ber om få tilsendt fakturaen med EHF-format. I ELMA-registeret, hvor alle alle EHF-mottakere er registrert, ser vi at hele 93% private virksomheter. Noen av dem er store virksomheter, mens de aller fleste er små virksomheter som benytter et regnskapsførerselskap som ønsker å motta fakturaene elektronisk. Sannsynligheten er derfor stor for at en eller flere av dine kunder står oppført i dette registeret.

EHF-faktura må ikke forveksles med e-postfaktura. Med Matrix EHF-faktura sendes fakturaen i digitalisert form via Matrix sin EHF-server til kundens EHF-server, og kunden kan deretter hente den rett inn i sitt økonomisystem for attestasjon, betaling og bokføring.

Hvordan EHF-fakturere i Matrix

Skriv faktura som vanlig. Legg inn organisasjonsnummer på kunden. Hvis kunden er registrert i ELMA-registeret, så vil du se et utropstegn til høyre for kundenummeret i fakturabildet.

For å sende EHF-faktura, klikk på den blå EHF-knappen på fakturabildet, du kan deretter legge ved inntil tre vedlegg og trykke “Send EHF”. Deretter får du kvittering at ehf-faktura er sendt, og du er ferdig.

EHF-klippekort

Hver måned kan du sende inntil 3 ehf-faktura gratis fra Matrix pr. program. Hvis du bruker opp denne kvoten, kan du kjøpe EHF-klippekort på 10, 50, 100 eller 500 klipp. Disse klippene er gyldig i 365 dager fra bestilling. Det tas av klippekortet etter at de tre gratisklippene først er benyttet hver måned.

Pris

Slik bestiller du EHF-klippekort

Når du forsøker å sende en ehf-faktura etter at måneds gratiskvote er oppbrukt, så åpnes skjermbildet nedenfor. Velg antall klipp du ønsker å kjøpe. Sjekk at navn og adresser er ok og trykk “BESTILL NÅ”. Du vil umiddelbart kunne skrive ehf-faktura, og du vil motta faktura fra Matrix i etterkant.

Straks du har bestilt, så vil du under menyvalget Hjelp | Om Matrix, se hvor mange klipp du har igjen av ditt EHF-klippekort.

Feilmeldinger

Tekst kommer etter siste gyldige varelinje

Fakturalinjer uten beløp blir sendt som tekstlinje knyttet varen etter teksten. Dersom du forsøker å sende en faktura med tekstlinje nedenfor siste varelinje, vil du få melding om at linjen må slettes. Trykk OK, og høyreklikk på linjen og velg “Slett linje”. Se eksempel nedenfor. Hvis du skal ha tekst som gjelder hele fakturaen, så må du bruke knappen “Fritekst”, eller du kan legge ved eget vedlegg.

Begrensninger

EHF-formatet er definert av DIFI (Direktoratet for forvaltning og ikt). Dette stiller krav til at fakturaene inneholder for eksempel deres referanse, og at fakturaen ikke kan inneholde overskrifter under betegnelsene.

Matrix har begrenset funksjonaliteten også:

• Foreløpig gjelder ehf-fakturering kun for fakturaer og ikke kreditnota, ordrer og annet.
• Bare norsk valuta og til kunder med norsk organisasjonsnummer.
• Ikke gruppe-faktura eller fakturering av faste oppdrag og faktura timereg. Hvis du benytter ett av disse alternativene, så må du ettersende faktura på EHF-format.

Spørsmål og svar

Kan man sende purringer med EHF?

Dessverre. Purringer må sendes med e-post eller skriver.

Kunden er registrert i ELMA men jeg får fortsatt ikke sende EHF?

Dette skyldes mest sannsynlig fordi du har valgt at kunden ikke skal EHF faktureres i kundes innstillinger.

Hvordan kan jeg være sikker på at EHF-faktura er sendt?

I fakturaoversikten vil du se “Ehf” i statuskolonnen. Dette indikerer at fakturaen er sendt som EHF. Forøvrig har Matrix support tilgang til en portal hvor vi kan sjekke om fakturaen er faktisk sendt fra vår server. Ta kontakt med support i så fall om du ønsker info om en konkret faktura. 

Hvordan kan jeg være sikker på at mottakeren har fått EHF-fakturaen?

I EHF-systemet er det ingen løsning for at avsender får melding når mottaker har lest eller mottatt en EHF-faktura, dessverre. Så vi kan ikke si annet enn at vi vet når en faktura er sendt til mottakerens tjenesteleverandør. Derfra må mottaker selv være ansvarlig for å lese det som mottas.