Brukermeny

Send elektroniske fakturaer i EHF-format rett fra Matrix

ehf-illustrasjon

Over 30000 norske virksomheter ønsker eller krever at leverandørene sender fakturaene elektronisk på EHF-formatet. Se hvor enkelt du kan gjøre dette gjennom Matrix.

Alle statlige og kommunale virksomheter krever at leverandørene skal levere fakturaene i elektronisk format. Mange tror at det er bare disse kundene som vil ha fakturaene på ehf-format. Men ELMA-registeret, hvor alle alle EHF-mottakere er registrert, ser vi at hele 93% private virksomheter. Noen av dem er store virksomheter, mens de aller fleste er små virksomheter som benytter et regnskapsførerselskap som ønsker å motta fakturaene elektronisk. Sannsynligheten er derfor stor for at en eller flere av dine kunder står oppført i dette registeret.

EHF-faktura må ikke forveksles med e-postfaktura. Med Matrix EHF-faktura sendes fakturaen i digitalisert form via Matrix sin EHF-server til kundens EHF-server, og kunden kan deretter hente den rett inn i sitt økonomisystem for attestasjon, betaling og bokføring.

Hvordan EHF-fakturere i Matrix

Du må ha minst versjon 7.9 av Matrix. Oppdater eventuelt ditt Matrix-program under Hjelp | Sjekk for programoppdatering. Skriv faktura som vanlig. Legg inn organisasjonsnummer på kunden. Hvis kunden er registrert i ELMA-registeret, så vil du se et utropstegn til høyre for kundenummeret i fakturabildet. Gå inn på kundekortet, på skillearket «Diverse» og huk av for at kunden skal ha faktura på EHF-format.

For å sende EHF-faktura, klikk på den blå EHF-knappen på fakturabildet, du kan deretter legge ved inntil tre vedlegg og trykke «Send EHF». Deretter får du kvittering at ehf-faktura er sendt, og du er ferdig.



 

 

Feilmeldinger

Tekst kommer etter siste gyldige varelinje

Fakturalinjer uten beløp blir sendt som tekstlinje knyttet varen etter teksten. Dersom du forsøker å sende en faktura med tekstlinje nedenfor siste varelinje, vil du få melding om at linjen må slettes. Trykk OK, og høyreklikk på linjen og velg «Slett linje». Se eksempel nedenfor. Hvis du skal ha tekst som gjelder hele fakturaen, så må du bruke knappen «Fritekst», eller du kan legge ved eget vedlegg.

 

Bestilling og bruk av ehf-klippekort

Hver måned kan du sende inntil 3 ehf-fakturaer gratis fra Matrix. Hvis du bruker opp denne kvoten, kan du kjøpe ehf-klippekort på 50, 100 eller 500 klipp. Når du forsøker å sende en ehf-faktura etter at måneds gratiskvote er oppbrukt, så åpnes skjermbildet nedenfor. Velg antall klipp du ønsker å kjøpe. Sjekk at navn og adresser er ok og trykk BESTILL NÅ. Du vil umiddelbart kunne skrive ehf-fakturaene, og du vil motta faktura fra Matrix i etterkant.

 

 

Begrensninger

EHF-formatet er definert av DIFI (Direktoratet for forvaltning og ikt). Dette stiller krav til at fakturaene inneholder for eksempel deres referanse, og at fakturaen ikke kan inneholde overskrifter under betegnelsene.

Matrix har begrenset funksjonaliteten også:

  • Foreløpig gjelder ehf-fakturering kun for fakturaer og ikke kreditnota, ordrer og annet.
  • Bare norsk valuta og til kunder med norsk organisasjonsnummer.
  • Ikke gruppefaktura eller fakturering av faste oppdrag og faktura timereg. Hvis du benytter ett av disse alternativene, så må du ettersende faktura på EHF-format.