Brukermeny

Åpne poster

Åpne poster brukes for å fastslå hvilke enkeltposter som utgjør saldosummen på en kunde- eller leverandørreskontro.

Hvis en kunde- eller leverandørspesifikasjon består av mange poster, så kan det være vanskelig ved første øyekast å se hvilke fakturaer som er betalt og hva som står igjen. Derfor benyttes åpne poster. I kontospesifikasjonen er kryssete poster angitt med en stjerne bak bilagsnummeret. Ved bokføringen velger du hvilke poster du vil krysse mot, og du kan senere oppheve og krysse manuelt poster som går i null. Matrix har også en innstilling for automatisk kryssing av åpne poster, og dette valget er i utgangspunktet aktivert.

 

Rapport over åpne poster

Rapporten Åpne poster anbefaler vi å se nøye gjennom når du er ferdig med bankavstemmingen for en periode. Denne rapporten avslører lett hva som står igjen av gamle og unormale poster. Gå til Utskrifter | Reskontro | Åpne poster. Velg aktuell hovedbokskonto og trykk på et av utskriftsalternativene.

En annen rapport som bygger på åpne poster, er å finne under Utskrifter | Reskontro | Aldersfordelt saldoliste.

 

Kryssing av poster underveis i bokføringen

Når du bokfører via knappen «Bilag» i knapperaden, så vises eventuelle åpne poster når du har skrevet inn hovedbokskontoen og reskontronummer. Du kan merke av aktuell post, eventuelt multimerke flere poster ved å holde nede Ctrl-tasten. Trykk OK eller Enter. Dermed blir disse postene bokført.

Visningen av åpne poster forutsetter at du har aktivert «Vis åpne poster ved bokføring» under Vedlikehold | Innstillinger | Regnskap.

 

Autokryssing

Under Vedlikehold | Innstillinger | Regnskap kan du aktivere «Automatkryssing åpne poster». Når dette er aktivert, vil flest mulig poster krysses i bakgrunnen. Hvis du ønsker å ha kontroll på hvilke poster som skal krysses mot hverandre, så må du deaktivere dette valget. Du kan om ønskelig gjøre en «engangskryssing» av alle reskontroer under Vedlikehold | Autokryssing åpne poster, eller du kan på den enkelte reskontroen i kontospesifikasjonen huke av for «Vis bare åpne poster», og deretter høyreklikke og velge «Automatisk kryssing av åpne poster».

Matrix krysser automatisk i denne rekkefølgen, innenfor samme reskontro på samme konto:

  1. Poster som er merket med fakturanummer krysses hvis summen går i null
  2. En post krysses mot nærmeste bilagsnummer hvor summen er null
  3. Tre poster hvor summen er null krysses
  4. Fire poster hvor summen er null krysses
  5. Hvis det fortsatt står noen åpne poster igjen, ser Matrix etter intervaller bilagsnummer fra-til hvor summen er null

Hvis det fortsatt er poster som skal krysses, så må du gjøre det manuelt.

 

Angre utført kryssing

Du kan angre kryssinger på kontospesifikasjon ved å høyreklikke på en post som er krysset og trykke Insert-knappen. Dersom du vil angre alle kryssinger på en reskontro, kan du høyreklikke og velge «Fjern alle kryssinger». Deretter kan du igjen krysse postene.

 

Manuell kryssing i ettertid

Dersom du ønsker å ha full kontroll på hvilke poster som krysses mot hverandre, så må du slå av autokryssing. Poster som kan krysses mot hverandre må gå i null. Kryssingen gjør du ved å gå til Kontospesifikasjon, skriv inn hovedbokskontoen (normalt konto 1500 for kunder og 2400 for leverandører), og velg aktuell reskontro. Huk av for «Vis bare åpne poster». Merk de postene du ønsker å krysse og trykk Delete. Det er kun mulig å krysse når summen av postene er null.

 

Åpne poster fra tidligere år

Kryssingen av åpne poster for begge de aktive regnskapsårene kan angres. Når regnskapsår avsluttes, så vil alle åpne poster ved utgangen av regnskapsåret bli overført til inngående saldo i det nye året. Akkurat som inngående saldo forøvrig kan korrigeres, så kan også inngående åpne poster korrigeres. Dette kan du gjøre under Vedlikehold | Inngående saldo. Klikk på aktuell hovedbokskonto, deretter på aktuell reskontro. Da ser du de inngående saldo, og du kan endre disse postene manuelt ved behov. NB: Dette krever varsomhet, husk at inngående saldo skal fortsatt være den samme som den utgående saldoen året før.

 

Korrigeringer Matrix har gjort ved første gangs oppstart i ny versjon

Når du første gang gikk inn i versjon 7.13 i Matrix, så ryddet Matrix automatisk i de åpne postene. Hvis det var avvik mellom saldo og åpne poster, så la Matrix til en post «Korrigering: Lagt til en åpen post». Med den nye versjonen av Matrix skal det i utgangspunktet ikke være mulig å ha avvik mellom åpne poster og saldoene på reskontroene i regnskapet.

 

Lurer du på noe? Ta kontakt!

Ring oss eller send e-post hvis du lurer på noe, eller du har forslag til forbedringer, angående håndteringen av åpne poster i Matrix.