Mål
Målet med lagertellingen er å sørge for at varebeholdningen i balanseregnskapet er oppført til dets rette verdi. Jo høyere lageret er, desto mindre blir varekostnaden i regnskapet for det året du avslutter. Jo lavere lagerverdi, dess høyere blir varekostnaden.
Krav
Alle næringsdrivende som har varelager, skal pr 31.12. foreta en nøyaktig fysisk opptelling av antall varer i varebeholdningen, og det skal skrives ut en varetellingsliste som signeres og dateres. Varetellingslisten skal i det minste inneholde en spesifisert oppstilling over varens art, kvantum (med tydelig angivelse av måleenhet) og verdi for hver enkel vare (kostpris, salgspris med eller uten mva o.l.), samt en summeringskolonne for basisverdiene. Ved utarbeidelsen av vareopptellingslistene skal varelageret deles opp i hovedgrupper.
En virksomhet som fører et betryggende lagersystem, kan foreta opptelling av de forskjellige varegruppene rullerende gjennom året, forutsatt at tilgang og avgang innen hver gruppe fra opptellingstidspunktet til datoen for årsoppgjøret kan dokumenteres på tilfredsstillende måte.
Hvilke varer skal telles
Varetellingslisten skal omfatte alle varer som virksomheten eier og som er ment for videresalg eller som forbrukes i en vareproduksjon. Disse kostnadene er i utgangspunktet ført på hovedbokskontoene 4000-4999. Varene anses kjøpt på det tidspunktet du overtar risikoen for varen. Hvis du for eksempel kjøper varer fra Asia og det er avtalt at du selv står ansvarlig for transporten, så kan varene være din eiendom selv om de befinner seg i et skip på Stillehavet. I så fall skal også disse varene medtas i ditt varelager.
Manglende fakturaer
Dersom en leverandør ikke har sendt deg faktura ennå for varer som er oppført på ditt lager, så skal du periodisere kostnaden, for eksempel debet 4300 innkjøp av varer for videresalg og kredit 2960 Påløpt kostnad. Når du i senere regnskapsperiode mottar fakturaen, så skal den bokføres på vanlig måte. Og du skal da tilbakeføre periodiseringen motsatt vei (altså debet 2960, kredit 4300).
Du skal også periodisere varer som din virksomhet selv har solgt før nyttår, men som ikke er fakturert innen 31.12. Dette bokfører du med debet konto 1530 Opptjente, ikke fakturerte driftsinntekter og kredit konto 3090 periodiserte inntekter (denne kontoen står ikke i norsk kontoplan). Når du i senere periode har skrevet fakturaen, så skal den periodiserte inntekten tilbakeføres med debet 3090 og kredit 1530.
Kommisjonsvarer
Kommisjonsvarer eies ikke av den som har hånd om varen. Slike varer skal føres opp i lagerbeholdningen til den opprinnelige eieren. Husk derfor å ikke medta slike varer hvis du har kommisjonsvarer for andre. Hvis du har levert ut varer i kommisjon hos andre, så må du huske på å ta dem med i lagerbeholdningen.
Varer i arbeid
Det er også viktig at næringsdrivende som har varer i arbeid (utført arbeid ikke levert) pr. 31.12, setter opp en oppstilling over dette.
Verdsettelse av varene til inntakskost
Varene skal føres opp til inntaktskost. Med inntakskost menes både innkjøpsprisen og frakt, tollavgifter, gebyrer etc. Innkjøpsprisen kan ofte være utfordrende å finne. Særlig fordi det gjeldende prinsippet om «først inn, først ut» er ganske tidkrevende. Hvis ikke varekostnaden svinger kraftig, så kan du i praksis bruke verdien ved siste kjøp.
Ukurans
Også varer som ikke er salgbare må med til inntakskost. Dersom du er næringsdrivende og bruker Næringsoppgave 1, så skal ukurante varer benyttes både regnskapsmessig og skattemessig. Men dersom du fører regnskapet for et aksjeselskap eller andre med årsregnskapsplikt, så må du skrive opp ukurans på en egen liste og redusere den regnskapsmessige varebeholdningen med dette beløpet. Den skattemessige varebeholdningen skal ikke reduseres, og du vil derfor få en midlertidig forskjell i skjemaet RF-1217 «Spesifikasjon av forskjeller mellom regnskapsmessige og skattemessige verdier» som du skal levere inn sammen med næringsoppgave 2.
Bokføring
For handelsbedrifter anbefales at inngående fakturaer for varekjøp gjennom året bokføres på 4000-serien, normalt konto 4300.
Når du skal bokføre varelageret i henhold til varetellingsliste, så må du sjekke hva som allerede er bokført på konto 1460 (hvis det er denne som benyttes hos deg). Differansen mellom saldoen i regnskapet og varebeholdningen i henhold til varetellingslisten bokføres på konto 1460 med motkonto 4390. Dersom varelageret er redusert i forhold til den bokførte verdien, så bokføres endring med debet 4390 og kredit 1460.
Vareopptellingslisten med eventuelle underbilag skal oppbevares i 10 år. Det er normalt greiest å legge dette ved bilaget for varelagerendringen.